Leeswijzer
Deze selectielijst bestaat uit een aantal onderdelen.
In hoofdstuk 1 is de aanleiding, reikwijdte en het afsluiten of intrekken van oude
selectielijsten geformuleerd.
Hoofdstuk 2 documenteert de totstandkoming van de selectielijst. Het bevat een verantwoording
van de waardering, waarbij de bewaartermijnen van informatie worden vastgelegd. Informatie
van permanente waarde is 'blijvend te bewaren'.
Hoofdstuk 3 beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de organisatie.
Hoofdstuk 4 vormt het feitelijke ‘hart’ van de selectielijst, namelijk de waarderingen
van de processen. De processen zijn beschreven in procesblokken. Voor de indeling
van deze procesblokken wordt verwezen naar bijlage 2.
De waardering ‘SA-B’ betekent ‘blijvend bewaren’ en overbrengen naar de archiefbewaarplaats.
Het bijhorende nummer verwijst naar het Systeem Analyse – Bewaarcriterium dat van
toepassing is. Dit wordt nader uitgelegd in hoofdstuk 2. De waardering ‘V x jaar’
moet (tenzij anders aangegeven) gelezen worden als ‘vernietigen x jaar na sluiting
van het desbetreffend dossier’’. Bij sommige processen kan de waardering ‘V x jaar
na…’ staan. De vernietigingstermijn start dan na de betreffende aanduiding in de selectielijst.
De producten die genoemd worden in de beschrijving van het proces zijn niet uitputtend.
De namen van de producten die een proces oplevert, kunnen namelijk veranderen in de
loop der tijd. Daarnaast is het mogelijk dat een proces een product oplevert dat bij
het opstellen van de lijst (nog) niet bekend was. Ook kunnen er nieuwe producten ontstaan
of juist verdwijnen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving.
1. Inleiding
Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht te beschikken over een actuele selectielijst. Met behulp van een selectielijst selecteert een organisatie overheidsinformatie voor
vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In een selectielijst is
aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging of voor blijvende bewaring in
aanmerking komen. Ook geeft een selectielijst de termijnen aan, waarna vernietiging
moet plaatsvinden.
Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet alleen papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt
en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde overheidsinformatie valt dus onder de archiefwet- en regelgeving.
Te denken valt daarbij aan digitale documenten, databases, websites en uitingen op
sociale media.
1.1. Aanleiding
Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in proces 28 nodig was. In de
oude selectielijst waren alle petities gewaardeerd als blijvend te bewaren in hun
oorspronkelijke vorm. Een deel van de petities bleek echter niet hanteerbaar of veilig
te zijn voor het depot van het Nationaal Archief. In deze selectielijst is daarom
aan de toelichting bij proces 28 toegevoegd dat het in sommige gevallen mogelijk is
foto’s te maken van de petitie en die foto’s over te brengen naar het Nationaal Archief
voor blijvende bewaring in plaats van de originele petities.
1.2. Reikwijdte
De Tweede Kamer der Staten-Generaal (verder in de tekst ‘Tweede Kamer’) is een Hoog
College van Staat en haar taken vallen daarom geheel onder de werking van de Archiefwet 1995.
De Tweede Kamer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in
de zin van de Archiefwet 1995. Het presidium van de Tweede Kamer heeft het beheer van de archieven belegd bij de
Griffier van de Tweede Kamer. De Griffier heeft mandaat verleend aan de ambtelijke
organisatie tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van de archivering.
Het presidium houdt toezicht op de wijze waarop de Griffier leiding geeft aan de ambtelijke
organisatie. Dit is geregeld in het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK) en de Regeling Archiefzorg.
De processen met betrekking tot de huisvesting van de Tweede Kamer vallen onder de
verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
die deze taak op zijn beurt heeft gemandateerd aan het Rijksvastgoedbedrijf. De daar
uitgevoerde processen vallen buiten de werking van deze selectielijst. In de voorliggende
selectielijst zijn wel de processen inzake de bemoeienis van de Tweede Kamer met de
eigen huisvesting opgenomen. Dit betreft de inrichting en het gebruik van de panden.
Personeelsdossiers vallen niet onder de reikwijdte van deze selectielijst, maar onder
de Selectielijst Tweede Kamer der Staten-Generaal deelbeleidsterrein van personeelszaken,
te weten het personeelsdossier over de periode vanaf 1945, Stcr. 11 juni 2009 nr.
105, voor het selecteren van de personeelsdossiers van ambtenaren van de Tweede Kamer.
Deze dossiers worden sinds 1 januari 2019 beheerd door P-Direkt. Ook de archieven
van de fracties uit de Tweede Kamer vallen niet onder deze selectielijst: de fracties
zijn zelf verantwoordelijk voor hun archieven.
1.3. Ingangsdatum en intrekken selectielijsten
Deze selectielijst gaat met terugwerkende kracht in vanaf 5 mei 1945 en is na publicatie
in de Staatscourant maximaal 20 jaar geldig.
Met de datum van 5 mei 1945 wordt zoveel mogelijk aangesloten bij voorgaande selectielijsten
van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, waarin vermeld stond dat die betrekking hadden
op de periode vanaf het einde van de Tweede Wereldoorlog. Om hiaten te voorkomen tussen
de voorgaande en voorliggende selectielijsten is gekozen voor de (symbolische) datum
van 5 mei 1945. In de concordans in bijlage 3 zijn de verwijzingen naar de oude handelingen
opgenomen.
Met de vaststelling van deze selectielijst wordt de Selectielijst van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari 2020, ingetrokken.
2. Verantwoording voor de selectielijst
2.1. Selectiedoelstelling en -methodiek
De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief
als volgt geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen
en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of
onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
-
1.
representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
-
2.
representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
-
3.
door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties
in een bepaalde periode weerspiegelen.
Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling
een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking
Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:
-
• Systeemanalyse
-
• Risicoanalyse
-
• Hotspotmonitor
Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse
en de risicoanalyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst
wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat
van de uitvoering van de hotspotmonitor.
2.2. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden.
De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt
worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar
voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens,
bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens.
Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties
of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden
te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’
al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging
naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’
is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige
doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent
bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording
moet kunnen worden afgelegd.
Concreet vermeldt de selectielijst welke grondslag – en in het geval van bijzondere
of strafrechtelijke persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing
is bij de verwerking van persoonsgegevens. De grondslagen en uitzonderingsgronden
zijn te vinden in onderstaand schema.
Grondslagen voor verwerking van gewone persoonsgegevens
Grondslag
|
|
1
|
Toestemming van de betrokken persoon
|
2
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
|
3
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen
|
4
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
|
5
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen
belang of uitoefening van openbaar gezag
|
6
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde
belangen
|
Uitzonderingsgronden voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Uitzondering
|
|
BP-1
|
De uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon
|
BP-2
|
De verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de
uitoefening van specifieke rechten van u of betrokken persoon. Dit op het gebied van
het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht
|
BP-3
|
De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen van de betrokken
persoon of van een andere natuurlijke persoon. Dit geldt alleen wanneer diegene fysiek
of juridisch niet in staat is om zijn toestemming te geven
|
BP-4
|
De verwerking wordt gedaan door een stichting, een vereniging of een andere instantie
zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied
werkzaam is. Die organisatie verwerkt gegevens in het kader van gerechtvaardigde activiteiten
en met passende waarborgen
|
BP-5
|
De verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door betrokkene openbaar
zijn gemaakt
|
BP-6
|
De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van
een rechtsvordering. Of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid
|
BP-7
|
De verwerking is noodzakelijk vanwege een zwaarwegend algemeen belang
|
BP-8
|
De verwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of (arbeids)geneeskundige
aard
|
BP-9
|
De verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van de
volksgezondheid
|
BP-10
|
De verwerking is noodzakelijk met het oog op de archivering in het algemeen belang,
wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
|
Uitzonderingsgronden voor verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens
Uitzondering
|
|
SP-1
|
De verwerking moet onder toezicht van de overheid staan óf
|
SP-2
|
De verwerking is toegestaan bij nationaal recht. Het gaat dan om Unierechtelijke of
lidstaatrechtelijke bepalingen die passende waarborgen bieden voor de rechten en vrijheden
van betrokken personen
|
Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse.
De uitzonderingsgrond BP-10 ‘archivering in het algemeen belang’ wordt bijgevolg niet
expliciet benoemd.
Voor de Tweede Kamer geldt dat de parlementaire processen (paragrafen 4.1 en 4.2)
worden uitgevoerd op basis van een wettelijke taak. De in deze processen voorkomende
persoonsgegevens vallen onder grondslag 3. De bedrijfsvoeringsprocessen (paragrafen 4.3, 4.4 en 4.5) worden uitgevoerd op basis
van een gerechtvaardigd belang en vallen onder grondslag 6. Voor de soort persoonsgegevens (gewoon, bijzonder of strafrechtelijk) wordt verwezen
naar het AVG-verwerkingsregister van de Tweede Kamer. In enkele gevallen is er een
andere grondslag. Dit betreft de volgende processen:
Procesnummer
|
Proces
|
AVG-grondslag
|
23
|
Het (onder ede) ondervragen en horen van getuigen, betrokkenen en deskundigen
|
BP-7
|
24
|
Het opstellen van een proces-verbaal in het geval er een verdenking van meineed tegen
een getuige is gerezen
|
SP-1, SP-2
|
2.3. Verantwoording voor de waarderingen
2.3.1. Systeemanalyse
Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen
voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen
actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren
die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse
en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.
De systeemanalyse bij de Tweede Kamer heeft bestaan uit het in kaart brengen en analyseren
van de informatieknooppunten, omdat daar de belangrijkste stukkenstromen langs komen.
In onder meer onderdeel 3.2.3 is de verwerking hiervan terug te vinden.
Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken
van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf
selectiecriteria (SA-B1 t/m SA-B5) geformuleerd.
Selectiecriterium
|
Toelichting
|
SA-B1
Processen die betrekking hebben op de besluitvorming
|
Hieronder wordt verstaan de neerslag van de belangrijkste besluitvormings-organen
en -routes die betrekking hebben op de kerntaken/ doelen van de organisatie en de
inrichting van de organisatie. Denk daarbij aan structurele overleggen op het hoogste
niveau binnen de organisatie, maar ook aan cruciale besluitvorming die langs andere
wegen verloopt, bijvoorbeeld via ambtelijke voorportalen.
Niet alle besluitvormingsorganen komen in aanmerking voor bewaring. Alleen besluitvorming
op de hoogste politieke en ambtelijke niveaus komt in aanmerking voor blijvende bewaring.
In het algemeen geldt dat besluitvormings-organen in aanmerking komen voor blijvende
bewaring als:
• ze van belang zijn om het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren;
• sprake is van een belangrijk informatieknooppunt.
NB: Voor overleggen geldt dat de besluitvorming alleen gereconstrueerd kan worden
als ook de stukken op grond waarvan de besluiten zijn genomen als onderdeel van het
proces gearchiveerd worden. Juist de aanwezigheid van deze stukken maakt dat een overleg
beschouwd kan worden als informatieknooppunt.
|
SA-B2
Processen die betrekking hebben op de besluitvorming die de organisatie overstijgt
|
Een deel van de besluitvorming ligt buiten de organisatie, maar wordt wel binnen de
organisatie voorbereid of door de organisatie geadministreerd. Voorbeelden zijn:
• overleg tussen organisaties: wanneer de organisatie het secretariaat voert en het
gaat om overleg op hoog ambtelijk niveau komt het overleg in aanmerking voor blijvende
bewaring.
• internationale besluitvorming: de voorbereiding van besluitvorming binnen de Benelux,
EU, NAVO en VN komt in aanmerking voor bewaring als een organisatie verantwoordelijk
is voor de coördinatie van de Nederlandse inbreng.
NB: de vergaderstukken van sommige internationale gremia mogen niet bewaard worden.
|
SA-B3
Processen die betrekking hebben op (tijdelijke) cruciale ontwikkelingen c.q. procedures
|
Hieronder wordt verstaan de (tijdelijke) processen die als cruciaal worden beschouwd,
omdat ze een goed beeld geven van nieuwe initiatieven, koerswijzigingen en belangrijke
ontwikkelingen.
Hierbij kan gedacht worden aan beleid op bepaalde terreinen (kerntaken), wet- en regelgeving
op bepaalde terreinen, bijzondere commissies en werkgroepen, reorganisatietrajecten,
enz. Uitvoerende, repeterende processen zullen niet in aanmerking komen voor bewaring.
|
SA-B4
Processen die betrekking hebben op verslaglegging en planvorming
|
Verslagen en plannen die een goed beeld geven van de ontwikkeling en planvorming op
een van de beleidsterreinen van de organisatie of de ontwikkeling binnen de organisatie
zelf.
In geaggregeerde vorm wordt in verslaglegging en planvorming vaak veel vastgelegd
over het actuele functioneren, de inrichting en de doelen van de organisatie. Niet
alle rapportages en plannen komen in aanmerking voor bewaring, maar alleen die verslagen
en plannen die betrekking hebben op de hele of een groot deel van de organisatie,
op een kerntaak of een belangrijk beleidsterrein. Daarbij dient te worden bepaald
of alleen het eindproduct in aanmerking komt voor blijvende bewaring of heel het proces.
Met name bij planvorming op een bepaald beleidsterrein zal het proces mogelijk ook
van belang zijn.
|
SA-B5
Processen die betrekking hebben op de (Basis)registraties
|
Hieronder wordt verstaan de grootschalige registraties die een waardevolle bron zijn
voor toekomstig historisch onderzoek, statistische analyse enzovoort.
Basisregistraties komen altijd in aanmerking voor bewaring. Voor andere registraties
kan het zijn dat deze zulke waardevolle en unieke informatie bevatten dat deze eveneens
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Wanneer het gaat om registraties waarin persoonsgegevens voorkomen, wordt op voorhand
bepaald of de data als dusdanig of in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm bewaard
worden. Dat is afhankelijk van andere wetgeving. Dat een register persoonsgegevens
bevat is op zich geen reden om het te vernietigen. Het is wel reden om met de beschikbaarstelling
van deze informatie zeer zorgvuldig om te gaan.
|
2.3.2. Risicoanalyse
Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient
te blijven, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden. Het doel van een risicoanalyse
is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang
vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt
vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijkheid die hij
heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren
van informatie. Van ieder werkproces moeten de risico’s van vernietiging van overheidsinformatie
op een bepaald moment in de tijd worden bepaald.
Bij het opstellen van deze selectielijst is voor de vernietigbare archiefbescheiden
een risicoanalyse uitgevoerd. Bij elke categorie is met proceseigenaren besproken
hoe lang de informatie nodig is voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie
gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht-
en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen.
Gezamenlijk is gekomen tot een termijn waarin de informatie nodig is.
2.3.3. Hotspots en andere uitzonderingen
Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd
als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek
voorziet in een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingscriteria
benoemd worden.
Hotspots
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve
interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken
die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer
van de volgende criteria:
-
• Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor
veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat
in de media.
-
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen
tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties
los.
-
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek
debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
-
• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het
Kabinet ernstig is bedreigd.
De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in
de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie
die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om ervoor
te zorgen dat de archiefstukken die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen
voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze stukken in de selectielijst.
Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer
vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijke gepubliceerde
hotspotlijst. In de selectielijst wordt vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en
welke criteria worden gehanteerd voor het aanwijzen van hotspots.
Andere uitzonderingen
Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995 kunnen archiefstukken en dossiers, die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking
komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke
uitzonderingen:
-
• Het betreft zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie of werkveld
uniek of bijzonder karakter.
-
• Het betreft personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest
voor het werkgebied of de organisatie.
-
• Kopieën of afschriften van informatieobjecten die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt,
maar die teloorgegaan zijn.
-
• Archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de
te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.
Te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en andere uitzonderingen
De archivaris van de Tweede Kamer identificeert in overleg met de organisatie de onderwerpen
die als hotspot of uitzondering kunnen worden gezien. Hiervan wordt een interne lijst
bijgehouden. De archivaris legt de geïdentificeerde onderwerpen voor aan het Strategisch
Informatie Overleg ter vaststelling. In het voorafgaande traject wordt over de lijst
met onderwerpen advies gevraagd aan het Nationaal Archief. De definitieve hotspotlijst
wordt uiteindelijk gepubliceerd op de websites van de Tweede Kamer en het Nationaal
Archief.
Overigens worden veel zaken die als hotspot kunnen worden gezien, al in de Kamer behandeld.
De neerslag van deze behandeling wordt hoe dan ook permanent bewaard.
2.4. Verslag van de vaststellingsprocedure
In februari 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met
het verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in februari 2024
voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het daaropvolgend overleg over de selectielijst is een verslag opgesteld (zie
bijlage 4).
Vanaf 1 april 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij
de balie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was
aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers
is geen commentaar ontvangen.
Daarop werd de selectielijst op voordracht van de Minister van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap (d.d. [datum] met kenmerk NA/[kenmerk] bij klein koninklijk besluit
(KB) van [datum] nr. [nummer] vastgesteld. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant
(Stcrt. nr. [nummer] d.d. [datum]).
2.5. Afspraken en vooruitkijken
De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar
indien noodzakelijk moet deze tussentijds op onderdelen bijgewerkt worden op grond
van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege
termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch
blijken te zijn.
3. Contextuele informatie
In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Tweede Kamer en de inrichting
van de organisatie van de Tweede Kamer.
De Staten-Generaal is een Hoog College van Staat dat ononderbroken zitting houdt en
bestaat uit de Eerste en de Tweede Kamer en de Verenigde Vergadering. De Koning heeft
het recht de Kamers van de Staten-Generaal, elk afzonderlijk of beiden tezamen, te
ontbinden. De Staten-Generaal en met name de Tweede Kamer, heeft tot belangrijkste
taak het vertegenwoordigen van de bevolking. De Tweede Kamer is stevig verankerd in
de Grondwet. Het wettelijke kader wordt verder met name aangevuld met de Kieswet en de Comptabiliteitswet.
De Tweede Kamer bestaat uit 150 leden (tot 1956 waren dat er 100), die rechtstreeks
worden gekozen. De Kamer is onafhankelijk. De leden genieten parlementaire onschendbaarheid
en stemmen zonder last. Het lidmaatschap van de leden van de Tweede Kamer duurt in
beginsel 4 jaar, afgezien van de mogelijkheid van voortijdige Kamerontbinding. In
individuele gevallen kan het lidmaatschap voortijdig (tijdelijk) beëindigd worden
bij overlijden, zwangerschap, ziekte, door het nemen van ontslag, wanneer één van
de grondwettelijke vereisten voor het lidmaatschap wegvalt of als Kamerlid een betrekking
gaat vervullen die onverenigbaar is met het Kamerlidmaatschap. Andere redenen voor
beëindiging zijn er niet: de Kamerleden hebben recht op voortdurende uitoefening van
het mandaat.
3.1. Taken
De Tweede Kamer heeft twee hoofdtaken:
(Mede)wetgeving uit zich vooral in het recht van initiatief en het recht van amendement. Het recht van initiatief houdt in dat de Kamer zelf wetsvoorstellen mag indienen.
Het recht van amendement houdt in dat de Kamer voorstellen tot wijziging van een wet
mag indienen op één of meer artikelen uit die wet, maar dat mag de bedoeling van de
wet niet veranderen. Onder (mede)wetgeving vallen ook Algemene Maatregelen van Bestuur
(AMvB) en Rijkswetten.
De Tweede Kamer is bevoegd de regering te controleren. De Ministers zijn op grond
van artikel 68 van de Grondwet verplicht inlichtingen te verstrekken. De Kamer heeft verschillende middelen om de
regering te kunnen controleren, zoals het interpellatie- en vragenrecht (zowel mondeling als schriftelijk), het recht om een motie in te dienen (op elk onderwerp, of een motie van wantrouwen aan een Minister of het kabinet) en
het onderzoek- en enquêterecht. Dit recht bestaat uit parlementair onderzoek door een onderzoekscommissie of een
parlementaire enquêtecommissie. Daar is sinds 2016 ook de parlementaire ondervraging aan toegevoegd. Dit is een middel
tussen een hoorzitting en een parlementaire enquête in. Net als bij een parlementaire
enquête zijn getuigen verplicht te verschijnen en kunnen zij onder ede worden gehoord.
Er vindt geen uitgebreid literatuuronderzoek vooraf plaats.
Een bijzonder recht van de Kamer is het budgetrecht. Hierin komen de twee hoofdtaken samen: de begroting heeft de vorm van een wet, waarin
de Kamer wijzigingen kan aanbrengen (via het recht van amendement). Na aanname van
de begroting houdt de Kamer toezicht op de uitvoering ervan.
De Kamer kent naast de twee hoofdtaken nog enkele neventaken:
-
• Het ratificeren van verdragen;
-
• Het behandelen van verzoekschriften;
-
• Het benoemen van de Griffier en andere hoge ambtenaren van de Kamer;
-
• Het voordragen van leden van de Hoge Raad, de Algemene Rekenkamer en de Commissie
van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD);
-
• Het benoemen van de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman;
-
• Het opstellen van een Reglement van Orde (RvO) en huishoudelijke regels.
Sinds 2006 hebben burgers het recht een burgerinitiatief in te dienen om een onderwerp
op de agenda van de Tweede Kamer te plaatsen. Om deze onderwerpen op de agenda te
krijgen moeten steunbetuigingen verzameld worden en de onderwerpen moeten niet al
door de Kamer besproken worden.
3.2. Organisatiestructuur
De Tweede Kamer bestaat uit twee organisatieonderdelen: de Kamer zelf (de parlementaire
processen) en de ambtelijke organisatie.
3.2.1. Organisatie van de parlementaire processen
De Tweede Kamer is samengesteld uit de Kamerleden die samenkomen in de Plenaire Vergadering.
De Plenaire Vergadering kiest uit hun midden een Voorzitter en een presidium. De Kamer
organiseert zich verder in commissies en zorgt zelf voor de inrichting van de parlementaire
processen, daarbij ondersteund door de Griffier en de ambtelijke organisatie. Alle
Kamervergaderingen zijn in beginsel openbaar en kunnen alleen bij uitzondering achter
gesloten deuren worden gehouden. De verslagen van het overleg met gesloten deuren
worden achter slot bewaard.
Er zijn binnen de Kamer verschillende soorten commissies, namelijk:
-
• Vaste commissies (voor ieder ministerie, met uitzondering van Algemene Zaken, voor
Europese Zaken en voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken);
-
• Algemene commissies (ingesteld voor de duur van één zitting, om onderwerpen te behandelen
die van bijzonder belang zijn voor de taken van de Kamer dan wel die vrijwel alle
ministeries aangaan);
-
• Algemene commissies (ingesteld voor een beleidsterrein dat is toegewezen aan een Minister
zonder portefeuille, bijvoorbeeld de Algemene commissie voor buitenlandse handel en
ontwikkelingssamenwerking);
-
• Themacommissies (ingesteld voor onderwerpen van groot maatschappelijk belang die niet
specifiek één ministerie aangaan);
-
• Tijdelijke commissies (voor specifieke onderwerpen);
-
• Enquête- en onderzoekscommissies (ten behoeve van parlementair onderzoek);
-
• Commissies van advies (ten behoeve van advisering over de werkzaamheden van het presidium);
-
• Overige commissies (ingesteld voor specifieke taken zoals:
-
○ Commissie voor het Onderzoek van de Geloofsbrieven;
-
○ Commissie voor de Verzoekschriften en de Burgerinitiatieven;
-
○ Commissie voor de Werkwijze;
-
○ Commissie voorde Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten).
De Kamerleden zijn lid van fracties, die elk ondersteund worden door eigen fractiemedewerkers.
De fracties vallen buiten de (ambtelijke) organisatie van de Kamer en beheren hun
eigen archieven. Elke fractie heeft een ambtelijk secretaris die de bevoegdheid heeft
de fractie te vertegenwoordigen. De fractie wijst zelf de ambtelijk secretaris aan.
Van alle plenaire vergaderingen wordt een geredigeerd woordelijke verslag opgesteld
door de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot 2004 de Stenografische Dienst) over het
‘verhandelde’ in de Plenaire Vergaderingen van de Tweede Kamer, de zogenaamde ‘Handelingen’.
Er is één serie beschikbaar op papier. Deze wordt bewaard in de ‘Handelingenkamer’
van de Tweede Kamer. Dit geldt niet als formeel archief. Van alle Handelingen wordt
ook een archiefexemplaar naar het Nationaal Archief overgebracht. Sinds het vergaderjaar
2015/2016 gebeurt dit alleen nog digitaal. Waar in de selectielijst wordt verwezen
naar het product ‘Handelingen’ wordt dit exemplaar bedoeld, ongeacht uit welk proces
zij voortkomt.
De Handelingen van de Staten-Generaal vanaf 1995 worden via www.officielebekendmakingen.nl
gepubliceerd op internet, samen met de agenda’s, de vragen van Kamerleden aan bewindspersonen
en de antwoorden daarop en de documenten van de regering. De gedigitaliseerde stukken
van 1814 tot 1945 worden aangeboden via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/uitgebreidzoeken/historisch.
De organisatie van de parlementaire processen sinds 1945 is redelijk stabiel. De taken en werkzaamheden van de Tweede Kamer zijn immers grotendeels in de Grondwet verankerd. Uiteraard zijn er wel veranderingen geweest in de organisatie van de werkzaamheden
van de Tweede Kamer.
Met name de positie van de verschillende commissies is veranderd. Zo zijn er vanaf
1953 vaste commissies voor elk departement. Deze commissies bereiden de plenaire behandeling
van wetsvoorstellen en de begrotingshoofdstukken van hun departement voor. Ook is
er steeds meer aandacht voor de controlerende taak van de Kamer. In de jaren 1960
wordt het instituut van de openbare commissievergadering ingevoerd. Vanaf de jaren
1980 hebben de Commissies ook de mogelijkheid moties en amendementen in te dienen.
In de jaren 1990 deden nieuwe vormen van overleg hun intrede, zoals het Algemeen Overleg,
het notaoverleg en het wetgevingsoverleg.
In 1994 vindt er een grote herziening plaats van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK). Hierin is met name het commissiestelsel grondig herzien. Dit heeft geleid
tot het instellen van commissies per departement, met uitzondering van Algemene Zaken.
Aanvullend zijn er enkele commissies die horizontaal van betekenis zijn voor alle
departementen (zoals Europese Zaken). Daarnaast schrijft het RvOTK ook enkele commissies
voor met specifieke taken, zoals de Commissie voor het onderzoek van de geloofsbrieven
en een Commissie voor de verzoekschriften en burgerinitiatieven. Voor nadere informatie
over deze commissies wordt naar het RvOTK verwezen.
Sinds 2002 zijn er niet veel veranderingen geweest. In algemene zin kan gezegd worden
dat door de toename van de hoeveelheid wetten en de grotere nadruk op de controle
op het regeringsbeleid er steeds meer werk bij de verschillende Kamercommissies komt
te liggen. Met name de toegenomen druk van pers en burgers leidt ertoe dat er steeds
meer aandacht komt voor de Tweede Kamer. Dit heeft tot gevolg dat de parlementaire
stukkenstroom gestaag toeneemt. Dit heeft tot nu toe nog geen grote wijzigingen tot
gevolg had in de inrichting van het parlementaire proces.
3.2.2. Ambtelijke Organisatie
De Kamer wordt ondersteund door een ambtelijke organisatie onder aansturing van de
Griffier. De Griffier wordt benoemd door de Tweede Kamer.
De Griffier heeft binnen de Kamer een adviserende rol voor wat betreft de procedurele
en staatsrechtelijke aspecten van de werkzaamheden van de Kamer. De Griffier heeft
de volgende taken:
-
• Het voorbereiden, vastleggen en uitwerken van de beslissingen van de Tweede Kamer
en het presidium;
-
• Het adviseren van de Voorzitter en het presidium;
-
• Het leiden van de ambtelijke organisatie;
-
• Het uitoefenen van het griffierschap van de Commissie voor de Werkwijze van de Tweede
Kamer;
-
• Het beheren van de archieven van de Tweede Kamer.
Het Managementteam (MT) wordt gevormd door de Griffier en de directeuren van de diensten.
De directeuren worden door het presidium benoemd. De Griffier is eindverantwoordelijk
voor het naar behoren functioneren van de ambtelijke organisatie. De organisatieonderdelen
die direct ressorteren onder de Griffier zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke
en procesmatige begeleiding van het constitutionele proces en vallen daarmee vooral
onder de parlementaire processen.
De ambtelijke organisatie ondersteunt het parlementaire proces door ‘het bieden van
een politiek neutrale, adequate en innovatieve ondersteuning van alle leden in alle
facetten van hun werk als volksvertegenwoordiger.’ Binnen de ambtelijke dienstverlening
is sprake van:
-
•
Procesondersteuning gericht op zaken als de administratieve organisatie, bedrijfsvoering, ICT, communicatie,
verslaglegging, informatievoorziening, beheer van archieven en parlementaire objecten
-
•
Facilitaire ondersteuning gericht op onder andere de huisvesting, inrichting, beveiliging, restauratieve voorzieningen
en bodediensten
-
•
Inhoudelijke ondersteuning gericht op de representatieve functie, de controlefunctie of de wetgevingsfunctie
van de Tweede Kamer
Er zijn twee soorten ondersteunende diensten: de diensten die direct de parlementaire
processen ondersteunen (en daarmee eigenlijk bij het primaire proces horen) en de
bedrijfsvoeringsprocessen, die zich met name bezighouden met de zogenaamde PIOFACH-taken. Aan de PIOFACH-taken is als apart onderwerp ook beveiliging toegevoegd.
De ambtelijke ondersteuning van de Tweede Kamer is sinds 1945 ingrijpend veranderd.
In eerste instantie is alleen de Griffier verantwoordelijk voor het leiden van de
ambtelijke organisatie, die tot dan toe ook ‘de Griffie’ heette. Het leiden van de
ambtelijke organisatie wordt echter te veelomvattend. In 1972 is er daarom een Directeur
der Diensten aangesteld met als hoofdtaak het leiden en coördineren van de ondersteunende
en verzorgende diensten en de informatievoorziening. In 1989 is deze directeur vervangen
door drie directies (Informatievoorziening, Verzorgende Diensten, en Griffiediensten).
Vanaf 1994 zijn er nog maar twee directies: de Directie Constitutioneel Proces en
de Directie Facilitair Bedrijf. Het Institutioneel Onderzoek (RIO) beschrijft de situatie tot 2002. Na 2002 zijn
er nog verschillende organisatorische wijzigingen doorgevoerd in de ambtelijke organisatie
(zie bijlage 4 voor de organogrammen van 2006, 2012 en 2019).
In 2006 bestaat de organisatie uit een MT bestaande uit de Griffier, de Directeur
Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel & Organisatie en de Directeur Informatiseringsbeleid.
In totaal zijn er twaalf afdelingen die ressorteren onder een Directeur en negen stafdiensten
die direct onder de Griffier ressorteren.
In 2012 is het organogram nog grotendeels ongewijzigd. Wat vooral is veranderd, is
de benaming van sommige stafdiensten en onderdelen. Het ‘Onderzoeks- en Verificatiebureau’
dat in 2006 nog opgenomen is, komt in 2012 niet meer voor. Dit bureau werd in 2002
opgezet en had een adviserende rol bij het begeleiden, verrichten en uitbesteden van
onderzoeken door de Tweede Kamer. In 2009 is dit bureau samen met de staf van de Commissie
voor de Rijksuitgaven, opgegaan in het ‘Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven’ (BOR).
BOR is in 2017 opgegaan in de Dienst Analyse en Onderzoek.
Het organogram van 2019 is in enkele opzichten vereenvoudigd. Er zijn nog zeven diensten
die rechtstreeks onder de Griffier vallen. De verdeling van de taken van de Directeuren
is ook veranderd. Er is nu een Directeur Bedrijfsvoering en Informatisering en een
Directeur Huisvesting, Renovatie en Financiën. De taakwijziging heeft vooral te maken
met de verbouwing en renovatie van het Binnenhof (tussen de jaren 2020 en 2025). Onder
de elf diensten die vallen onder de Directeuren, valt ook het Programma Tijdelijke
Huisvesting en Renovatie Binnenhof. De dienst Communicatie is samengevoegd met de
Dienst Voorlichting en vormt nu de Stafdienst Communicatie, ressorterend onder de
Griffier.
Opvallend is dat waar veel overheidsorganisaties ondersteunende diensten hebben uitbesteed,
de Tweede Kamer ervoor heeft gekozen dit in eigen beheer te blijven doen. Zo is er
tot op heden een eigen Beveiligingsdienst en Restaurantbedrijf. Ook zijn er verschillende
diensten uniek voor de Tweede Kamer, zoals de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot
2004 de Stenografische Dienst) die zorgt voor de verslaglegging van het handelen van
de Tweede Kamer. Een uitzondering betreft de schoonmaakdienst: die is sinds 2018 ondergebracht
bij de Rijksschoonmaakorganisatie.
3.2.3. Overlegorganen en informatieknooppunten
De Tweede Kamer kent een aantal belangrijke overlegorganen. Het gaat hier om overleggen
die gehouden worden tussen de Kamer en de ambtelijke organisatie. Hier komen veel
informatiestromen samen. Het gaat dus niet over overleggen die gevoerd worden in de
Tweede Kamer zelf. Dat is namelijk onderdeel van het primaire proces van de organisatie.
Het betreft:
-
• Overleg tussen de ambtelijk secretarissen van de fracties en het Managementteam van
de Tweede Kamer (het AS-MT), waarin vooral constitutionele zaken van overwegend organisatorische
aard en facilitaire zaken worden besproken;
-
• Overleg tussen de Griffier en het presidium.
Daarnaast zijn er enkele informatieknooppunten, waar veel stukkenstromen samenkomen:
-
• De Griffie;
-
• De Griffies Commissies;
-
• Het MT van de Tweede Kamer, bestaande uit de Griffier en de Directeuren;
-
• De Dienst Analyse en Onderzoek (DAO), waar veel voorbereidend onderzoek plaatsvindt;
-
• De Dienst Verslag en Redactie (DVR), die zorgt voor de creatie en publicatie van notulen,
verslagen en Handelingen;
-
• De Medezeggenschapsfunctie.
3.3. Relaties met andere organisaties
De Tweede Kamer der Staten-Generaal heeft uiteraard een belangrijke relatie met de
Eerste Kamer, aangezien zij gezamenlijk de Staten-Generaal vormen. Sinds 1815 bepaalt
de Grondwet limitatief in welke gevallen de beide Kamers der Staten-Generaal in Verenigde Vergadering
bijeen kunnen komen. Het betreft de opening van het parlementaire jaar, aangelegenheden
betreffende de erfopvolging van de Koning en de inhuldiging van de Koning. De voorzitter
van de Eerste Kamer heeft de verantwoordelijkheid over de Verenigde Vergadering. Om
de samenwerking te faciliteren is er een Griffie voor de Interparlementaire Betrekkingen.
De Eerste en Tweede Kamer delen de diensten van DVR, Beveiligingsdienst en de Dienst
Automatisering. Overigens is overleg in gezamenlijke commissies van de Eerste en de
Tweede Kamer een mogelijkheid die door de Grondwet wel wordt opengehouden. Dit gaat
bijvoorbeeld over een gezamenlijke parlementaire enquête of vieringen die van belang
zijn voor de Staten-Generaal als geheel, zoals de viering van 200 jaar kiesrecht.
In de praktijk wordt er niet vaak gebruik gemaakt van deze optie.
Ook heeft de Kamer interparlementaire betrekkingen met andere parlementen. Dit kan
plaatsvinden op niveau van de Europese Unie (EU), maar ook met parlementen uit andere
Europese en niet-Europese landen. Daarnaast is er nauwe samenwerking tussen de parlementen
van de Benelux. De Tweede Kamer stuurt een delegatie naar de Raadgevende Interparlementaire
Beneluxraad. In totaal hebben twaalf leden uit de Tweede Kamer zitting in deze Raad.
Tevens zijn twaalf plaatsvervangers aangewezen. De Raad kent verschillende commissies
waarin steeds vijf van de Nederlandse leden zitting hebben.
Er zijn uiteraard veel contacten met (de instituties van) de Europese Unie (EU). De
Kamer heeft namelijk ook tot taak het Europese besluitvormingstraject te controleren.
De Kamer bespreekt Europese onderwerpen met de regering. Het gaat om zaken als de
interne markt, de EU-begroting, verdragswijzigingen en uitbreiding van de EU. Deze
taak maakt integraal onderdeel uit van de overige parlementaire processen (bijvoorbeeld
via de Vaste Commissie voor Europese Zaken) en is daarom niet apart opgenomen in de
selectielijst.
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is het ministerie
dat het budget levert voor de Tweede Kamer. Het presidium van de Tweede Kamer levert
een raming aan voor het uitvoeren van de eigen werkzaamheden. De raming wordt vervolgens
vastgesteld door de Tweede Kamer. Daarna wordt de raming doorgestuurd naar BZK, dat
zorgt voor de financiering door het leveren van dat budget.
Naast het leveren van budget, zorgt BZK als eigenaar van de panden gelegen aan het
Binnenhof, ook voor de huisvesting van de Tweede Kamer. Het beheer van de panden is
door BZK belegd bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De Kamer heeft inspraak in het
beheer en onderhoud van de panden en gaat over inrichting ervan.
3.4. Archieven en registraties
De Tweede Kamer kent verschillende systemen en registraties waarin informatie wordt
bijgehouden. Momenteel vindt archivering hybride plaats: een deel is digitaal en een
deel is papier. Bijna alle parlementaire documenten van de Kamer worden digitaal gepubliceerd.
Dit betreft bijvoorbeeld de Kamerstukken en de Handelingen, maar ook beeldverslagen
van vergaderingen. Een klein deel van deze stukken wordt nog in papieren vorm gearchiveerd,
maar het grootste deel is digitaal.
De Handelingen werden tot en met het vergaderjaar 2014/2015 in papieren vorm overgebracht
naar het Nationaal Archief. Vanaf het vergaderjaar 2015/2016 worden de Handelingen
alleen nog in digitale vorm overgedragen. Tevens wordt het audiovisuele materiaal
van de plenaire vergaderingen vanaf dat vergaderjaar daags na creatie gearchiveerd
bij het Nationaal Archief en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.
3.4.1. Ordening van de archieven
De primaire ordening is van oudsher op basis van functie of dienstonderdeel, waarbij
er een secundaire ordening op onderwerp en op jaar is aangebracht. Zo zijn er archiefblokken van de Voorzitter, de Griffier, het presidium, de Commissies
en de verschillende (staf)diensten.
De parlementaire stukkenstroom is vaak geordend op soort document: motie, notulen,
brieven van derden, kopij-stukken. Deze ordening is zowel in het papieren archief
als in de applicatie van de parlementaire stukken terug te vinden. In de parlementaire
applicatie vindt ordening plaats door middel van metadata. De verschillende documenten
worden bovendien gekoppeld aan onder meer zaken, dossiers en activiteiten (bijvoorbeeld
vergaderingen en stemmingen).
De primaire ordening van de digitale informatiehuishouding van de ambtelijke processen
is veelal ook gebaseerd op basis van functie of dienstonderdeel. De secundaire ordening
is afhankelijk van het proces, de inrichting door de gremia zelf, of het soort applicatie
dat wordt gebruikt, of een combinatie van deze drie aspecten.
De ordening van de archieven op basis van functie of dienstonderdeel wordt in de selectielijst
aangehouden, zolang er nog papieren archieven zijn. Daarmee sluiten de fysieke archieven
aan op de archieven die reeds naar het Nationaal Archief zijn overgebracht en wordt
de continuïteit tussen de archiefblokken gewaarborgd. De voorliggende selectielijst
is ook gebaseerd op het procesgericht werken, zodat het aansluit bij een digitale
werkwijze.
Om de selectielijst toepasbaar te maken voor beide archiveringswijzen, is er voor
gekozen ook actoren (‘entiteiten’) op te nemen in de procesblokken in hoofdstuk 4.
3.4.2. Registers
De Tweede Kamer houdt enkele registers bij die inzicht geven in de werkwijze van de
Kamer. Het betreft de volgende registers:
-
• Geschenkenregister: In het geschenkenregister worden geschenken vermeld met een waarde
van meer dan 50 euro. Kamerleden dienen ontvangen geschenken te melden bij de Griffie
Plenair. De lijst van ontvangen geschenken is openbaar en wordt gepubliceerd op de
website van de Tweede Kamer;
-
• Reizenregister: De Griffie Plenair houdt een lijst bij van buitenlandse reizen van
Kamerleden waarvan vervoers- en verblijfskosten geheel of gedeeltelijk door derden
worden betaald. Het reizenregister is openbaar en wordt gepubliceerd op de website
van de Tweede Kamer;
-
• Nevenfuncties: de Griffie Plenair houdt een register bij waarin de Kamerleden hun
nevenactiviteiten en de (te verwachten) inkomsten vermelden, alsmede belangen die
redelijkerwijs als relevant kunnen worden beschouwd. Het register is openbaar en wordt
gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer.
Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Tweede Kamer der Staten-Generaal en het Nationaal Archief
met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de documentaire neerslag van de Tweede Kamer der Staten-Generaal over de periode
vanaf 1945.
Selectiedoelstelling en belangen
Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening
gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed
en het onder sub d. van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden
voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs-zoekenden en voor
historisch onderzoek.
Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren
archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen
en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of
onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
-
a.
representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
-
b.
representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
-
c.
door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties
in een bepaalde periode weerspiegelen.
(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).
Het overleg
Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager
en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk
plaats van december 2023 tot en met januari 2024. De concept-selectielijst werd tevens
voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995.
Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:
als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager:
Aliza Selles, adviseur informatiehuishouding
als vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris:
Douwe van der Galiën, senior adviseur waardering en selectie
als externe deskundige:
Jenny Goldschmidt
Verslag van het overleg
Reikwijdte van de selectielijst
De voorliggende selectielijst geldt voor de periode 5 mei 1945 tot heden en is van
toepassing op de parlementaire en ondersteunende processen van de Tweede Kamer der
Staten-Generaal.
Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag
Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen,
in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling. De grondslag voor het bepalen van de blijvend
te bewaren archief-bescheiden in deze selectielijst vormen de vijf systeemanalyse
bewaarcriteria, geformuleerd in paragraaf 2.3.1.
Deze criteria worden aangevuld met de mogelijkheid tot uitzondering van vernietiging
van archief-bescheiden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit. In paragraaf 2.3.3 van de selectielijst zijn de uitzonderingen geformuleerd.
Opmerkingen bij de toelichtende tekst
Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in werkproces 28 nodig was. Verder
zijn er geen wijzigingen aangebracht in de selectielijst. Zie voor de totstandkoming
van de rest van de selectielijst en het overleg over de overige processen de Selectielijst
van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari
2020, die met de vaststelling van deze selectielijst is ingetrokken.
Op 19 september 2023 stelde de Dienst Informatie en Archief van de Tweede Kamer de
Notitie Principebesluit inzake het Petitie-archief op. In deze notitie werd de moeilijkheid
van de overbrenging van een deel van het petitie-archief naar het Nationaal Archief
aangekaart.
Elke week krijgt de Tweede Kamer petities aangeboden. Het is één van de belangrijkste
en meest toegankelijke manieren voor burgers om aandacht te vragen voor een specifiek
onderwerp. In het archief van de Tweede Kamer bevindt zich op het moment van schrijven
een collectie van ongeveer 350 petities uit de periode van de jaren zeventig tot heden.
In de loop der tijd is het aantal ingezonden petities geleidelijk gegroeid. De collectie
kenmerkt zich in alle opzichten door veelzijdigheid en diversiteit. Er komt een grote
verscheidenheid aan onderwerpen aan de orde, meegaand met de actualiteit. Tegelijkertijd
worden de petities ook op zeer uiteenlopend manieren vormgegeven, gebruikmakend van
verschillende materialen en objecten, op talloze formaten. Daarnaast is te zien hoe
de ondertekening van de petities in de loop der tijd verandert. Bij de oudere petities
worden ‘natte’ handtekeningen gevoegd (pen op papier), terwijl later steeds vaker
ook USB-sticks worden bijgevoegd (digitale ondertekening).
Volgens de vorige selectielijst van de Tweede Kamer moesten de petities in hun oorspronkelijke
vorm blijvend worden bewaard en op termijn worden overgebracht naar het Nationaal
Archief. Bij de inventarisatie, bewerking en beschrijving van archieven worden normaal
gesproken de normen van het Nationaal Archief ten aanzien van de materiële staat van
de archieven gehanteerd. De archiefbescheiden moeten onder meer op de voorgeschreven
manier worden verpakt, waarbij paperclips, nietjes enzovoorts worden verwijderd. Het
gebruik van kunststoffen, lijm en plakband wordt zo veel mogelijk vermeden. Voor zover
de fysieke toestand dit toeliet is in het verleden reeds een deel van het petitie-archief
overgebracht naar het Nationaal Archief. Vanwege de grote verscheidenheid aan materialen
en objecten kan het petitie-archief echter grotendeels niet aan de eisen van het Nationaal
Archief voldoen. De petities bevatten onderdelen van metaal, plastics en lijm die
de conservering bemoeilijken en op de lange termijn onmogelijk maken. De materialen
en kunststoffen kunnen bovendien niet alleen van negatieve invloed zijn op de petities
zelf, maar ook nadelige effecten hebben op de conservering van andere archiefbescheiden
in het depot van het Nationaal Archief. Door de uiteenlopende formaten is het materiaal
daarnaast moeilijk te verpakken en op te slaan in het depot. Ook het aanbieden van
het materiaal aan bezoekers op de studiezaal van het Nationaal Archief zal te zijner
moeizaam gaan, met aanzienlijke risico’s op beschadigingen. De duurzame toegankelijkheid
van de archiefbescheiden kan dus niet worden geborgd, zeker niet op de langere termijn.
In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van 31 oktober 2023 is de Notitie Principebesluit
inzake het Petitie-archief besproken. De deelnemers van het SIO kwamen tot de conclusie
dat de petities blijvend moeten worden bewaard, maar dat overbrenging naar het Nationaal
Archief niet in alle gevallen mogelijk is. In het SIO is besloten dat van petities
die niet aan de normen en de vereisten van het Nationaal Archief voldoen foto’s worden
verworven. Voorzien van metadata worden de foto’s op termijn overgebracht naar het
Nationaal Archief in plaats van de originele petities. In het SIO is vervolgens besloten
dat de selectielijst aangepast moet worden om deze verandering door te voeren.
Bespreking van afzonderlijke werkprocessen
Proces 28: Het behandelen van verzoekschriften en petities
Naar aanleiding van het bovenstaande is de tekst in het veld ‘Opmerking’ aangevuld
met een uitleg over petities die niet in hun oorspronkelijke vorm overgebracht kunnen
worden naar het Nationaal Archief. Op verzoek van de vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager deze toelichting verder
verduidelijkt en aangescherpt.
De externe deskundige is van mening dat men ervan kan uitgaan dat, in bepaalde gevallen,
de bijzondere vorm die men kiest voor het aanbieden van een petitie voor een indiener/indieners
deel uit kan maken van de boodschap die men in de petitie verwoordt. Aan de andere
kant is het belang van het deugdelijk kunnen bewaren van de objecten, dat wil zeggen
zonder risico voor schade aan deze of andere objecten, essentieel. Het komt de externe
deskundige voor dat de Tweede Kamer een zorgvuldige afweging heeft gemaakt. In plaats
van de originele objecten worden foto’s gearchiveerd, die een volledig beeld geven
van de stukken en die voorzien worden van alle relevante aanvullende informatie. De
selectie vindt plaats op basis van een vastgestelde criteriumlijst: gelet op het belang
van een transparante afweging is het aan te bevelen deze criteriumlijst als bijlage
toe te voegen. Immers, in de praktijk hangt de zorgvuldigheid van de afweging nauw
samen met de criteria die gehanteerd worden.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris zijn het hiermee
eens. De vertegenwoordiger van de zorgdrager heeft daarom bij de toelichting van het
proces een link toegevoegd naar de website van de Tweede Kamer, waar de vastgestelde
criteriumlijst staat vermeld. De criteriumlijst is een veranderlijk document. Mogelijk
moeten in de toekomst bijvoorbeeld schadelijke stoffen worden toegevoegd die nu nog
niet bekend zijn. In overleg met de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris
heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager er daarom voor gekozen de criteriumlijst
niet op te nemen in de selectielijst. In de selectielijst wordt enkel verwezen naar
de criteriumlijst op de website van de Tweede Kamer. Bij opname van de criteriumlijst
in de selectielijst zou een kleine wijziging in de criteriumlijst immers betekenen
dat opnieuw de gehele vaststellingsprocedure van de selectielijst doorlopen moet worden.
Verslag van het overleg
De Tweede Kamer der Staten-Generaal en de algemene rijksarchivaris hebben deze selectielijst
geaccordeerd in het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het SIO vond bij uitzondering
schriftelijk plaats, omdat alleen de toelichting bij werkproces 28 is aangepast in
deze selectielijst. Het SIO leidde niet tot andere inzichten of aanpassingen.