U kunt alleen in het bezit komen van een erkenning als u werkzaamheden verricht in
het kader van de Regeling Tachografen. Als erkenninghouder tachografen mag u werkzaamheden aan tachografen laten uitvoeren
door een bevoegde tachograaftechnicus. Dit moet gebeuren in de door u opgegeven werkplaats
of inrichting. De tachograaftechnicus moet beschikken over een geldige bevoegdheidspas
en geldige werkplaatskaart. Deze werkplaatskaart wordt afgegeven door de KIWA. Nadere
informatie over het aanvragen en verkrijgen van een werkplaatskaart kunt u vinden
op www.kiwa.nl.
De erkenning brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Door uw handelen
kan het toezicht op de arbeidstijden van uw klanten worden beïnvloed.
De erkenning tachografen kan op twee manieren worden uitgevoerd: mobiel met inrichtingen
en niet-mobiel (vaste werkplaats). Indien er onderscheid gemaakt moet worden tussen
een erkenninghouder met een vaste werkplaats en een erkenninghouder met een mobiele
onderzoek-eenheid met inrichtingen, is dit in de tekst aangegeven. Het afmelden van
voertuigen mag uitsluitend plaatsvinden tijdens de in het Handboek Tachograaf opgegeven
tijden. Raadplegen van de datum eerste toelating, opmaken van een manipulatieformulier
en een zegelverbrekingsformulier kan ook buiten de openingstijden van de RDW.
3.1. Eisen en voorschriften
Op 4 februari 2014 is de Verordening EU nr. 165/2014 vastgesteld en deze verordening
geldt vanaf 2 maart 2016. In de Regeling tachografen staan aanvullende nationale voorschriften beschreven voor de werkzaamheden aan tachografen.
Om uw erkenning naar behoren te kunnen gebruiken heeft u naast de verplicht gestelde
documentatie de verordening nodig.
Samengevat moet u bij het verrichten van werkzaamheden aan de tachograaf in ieder
geval aan de volgende voorschriften voldoen:
-
a. Voorafgaand aan de werkzaamheden wordt de datum eerste toelating van het voertuig
vastgesteld door de RDW website te raadplegen. Indien het een niet Nederlands voertuig
betreft moet u het originele buitenlandse kentekenbewijs hiervoor raadplegen. Is de
datum eerste toelating van het voertuig nietvast te stellen dan kan dit achterwege
blijven. In die situatie moet de laatste generatie en versie tachograaf aanwezig zijn.
-
b. Tijdens de werkzaamheden moet een manipulatiecontrole worden uitgevoerd. Bij vaststelling
van manipulatie of aanwezigheid van manipulatieapparatuur moet dit zo spoedig mogelijk
bij de RDW gemeld worden door middel van het manipulatiemeldingsformulier. Dit formulier
kunt u terugvinden in het handboek en digitaal opmaken in het daarvoor bestemde en
ter beschikking gestelde RDW-systeem. De werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door
een tachograaftechnicus met gebruik van de vereiste apparatuur en gereedschappen.
Daarna verzegelt de tachograaftechnicus de tachograaf en sluit hij de werkzaamheden
af met een proefrit om te controleren of de tachograaf functioneert. Indien de werkzaamheden
op dezelfde dag niet of niet volledig kunnen worden afgerond moet u een zegelverbrekingsformulier
opmaken in het daarvoor bestemde en ter beschikking gestelde RDW-systeem.
-
c. Indien de tachograaftechnicus de digitale tachograaf buiten bedrijf stelt of in een
ander voertuig installeert en alleen als het niet mogelijk is om de gegevens veilig
te stellen, wordt dit direct aan de RDW gemeld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van
het Certificaat van onmogelijkheid van gegevensoverdracht dat u eveneens digitaal
kunt opmaken in het daarvoor bestemde en ter beschikking gestelde RDW-systeem. Het
opmaken van een COU kan alleen op dezelfde dag, voorafgaand aan de melding van de
goedkeuring in het RDW-register.
-
d. Van alle werkzaamheden worden de gegevens vastgelegd op een registerkaart.
-
e. Na de werkzaamheden wordt het voertuig door de tachograaftechnicus die de werkzaamheden
heeft vericht met pasnummer van de bevoegdheidspas en de daarbij behorende pincode
via datacommunicatie afgemeld bij de RDW.
-
f. Na de melding werkzaamheden wordt het oude installatieplaatje verwijderd en een nieuw
installatieplaatje met onuitwisbare gegevens op het voertuig aangebracht. Dit moet
in de nabijheid van de tachograaf worden bevestigd op een vast voertuigonderdeel,
op een goed waarneembare plek in de bestuurdersruimte. Het bedoelde installatieplaatje
wordt niet eerder aangebracht dan nadat is vastgesteld dat de tachograaf goed is afgesteld
en verzegeld en door de RDW is medegedeeld dat:
-
• de bedoelde melding niet leidt tot een steekproefsgewijze controle van de werkzaamheden
door de RDW; of
-
• de melding leidt tot een steekproefsgewijze controle van de werkzaamheden, maar dat
deze steekproefcontrole niet binnen 90 minuten na de melding wordt begonnen, dan wel
-
• de melding leidt tot een steekproefsgewijze controle van de werkzaamheden en deze
controle heeft geleid tot een goedkeuring van de betreffende werkzaamheden.
Bij al deze handelingen moeten zowel het voertuig als de tachograaftechnicus in de
werkplaats aanwezig zijn. De aan de tachograaftechnicus verstrekte pincodes voor het
afmelden zijn persoonsgebonden. Deze mogen niet door iemand anders worden gebruikt.
Ook u als erkenninghouder moet er zorg voor dragen dat het gebruik van de pincode
van een tachograaftechnicus persoonsgebonden is en blijft.
De RDW wijst u er met nadruk op dat de werkplaatskaart uitsluitend mag worden gebruikt
voor werkzaamheden aan de tachograaf en voorts ook werkzaamheden, inclusief de manipulatiecontrole,
van voertuigen met een niet Nederlands kenteken moeten worden afgemeld. In dat geval
moet het volledige identificatienummer worden gebruikt bij de melding.
Sleutelen in quarantainetijd
Het is ten strengste verboden om tussen het afmelden van het voertuig en de komst
van de steekproefcontroleur aan het afgemelde voertuig en de tachograaf te sleutelen
of metingen te verrichten. Alleen dan kan de RDW tijdens de steekproefcontrole een
goed beeld krijgen van de kwaliteit van de werkzaamheden.
Het (laten) aanbrengen van wijzigingen of metingen (laten) verrichten aan een afgemeld
voertuig of tachograaf door een in de werkplaats of inrichting aanwezig persoon, of
dit nu uw personeel, klant of andere relatie betreft, vóór aankomst van de steekproefcontroleur,
wordt ‘sleutelen in quarantainetijd’ genoemd. Als er tijdens de uitvoering van de
steekproefcontrole, inclusief de second opinion zonder toestemming van de RDW-medewerker
aan het voertuig of de tachograaf wijzigingen worden aangebracht wordt dit ook aangemerkt
als sleutelen in quarantainetijd.
3.1.1. Het verlenen van medewerking tijdens de steekproef
Uw medewerking aan een steekproef wordt op onderstaande wijze van u verwacht. Als
werkzaamheden aan de tachograaf in de steekproef valt, is de tachograaftechnicus die
de werkzaamheden heeft uitgevoerd en het voertuig heeft afgemeld verplicht aanwezig.
Aan de steekproef moet alle medewerking worden verleend. Naast de aanwezigheid van
de tachograaftechnicus betekent dit dat hij ook meteen feitelijke assistentie verleent,
door onder meer zijn werkplaatskaart ter beschikking te stellen. Ook moet u de ruimte
en deugdelijk functionerende apparatuur ter beschikking stellen.
De steekproefcontroleur moet uiterlijk binnen 15 minuten na aankomst met de uitvoering
van het technische gedeelte van de steekproef kunnen beginnen. Deze periode van 15 minuten
is uitdrukkelijk niet bedoeld om de tachograaftechnicus van elders, buiten de werkplaats,
te (laten) komen.
3.1.1.1. Aanwezigheid tijdens de steekproef
U als erkenninghouder bent ervoor verantwoordelijk dat het voertuig en de tachograaftechnicus
aanwezig zijn en blijven zodat de steekproefcontroleur van de RDW de steekproef kan
uitvoeren. Heeft u een erkenning voor een mobiele onderzoek-eenheid tachografen, dan
geldt dat ook de mobiele onderzoek-eenheid, bij de steekproef aanwezig moet zijn.
Als een voertuig in de steekproef valt moet u al het mogelijke doen om te voorkomen
dat het voertuig de werkplaats of inrichting verlaat. U doet dit bijvoorbeeld door
uw klanten goed te informeren over de steekproef, hen niet op de werkzaamheden te
laten wachten, hen vervangend vervoer aan te bieden of hen weg te laten brengen. In
ieder geval moet u uw klant voorafgaand aan de werkzaamheden duidelijk maken dat de
mogelijkheid bestaat dat zijn voertuig in de steekproef valt en dat hij verplicht
is hieraan mee te werken. Als een voertuig de werkplaats of inrichting verlaat, voordat
de steekproef kon worden uitgevoerd, dan meldt u dit direct telefonisch bij het ACN kantoor te Zwolle van de RDW en niet pas bij aankomst van
de steekproefcontroleur.
De aanwezigheid van het kentekenbewijs bij aankomst van de steekproefcontroleur, bijvoorbeeld
omdat het voertuig uw eigendom is of in uw bedrijfsvoorraad is opgenomen, vormt een
aanwijzing dat het voertuig aanwezig is geweest, maar maakt de overtreding niet ongedaan
en is om die reden dan ook geen bijzonder feit of omstandigheid.
Is de steekproefcontroleur niet binnen 90 minuten in uw werkplaats of inrichting aanwezig,
dan mag u het voertuig vrijgeven. Het voertuig hoeft dan ook niet meer beschikbaar
te zijn voor de RDW.
3.1.1.2. Wachttijd bij intrekking
(zie Algemeen deel)
3.1.2. Documentatie
Als erkenninghouder tachografen moet u beschikken over de werkplaatshandboeken en
documentatie die door de fabrikant of importeur van de tachografen wordt voorgeschreven
voor die merken en types tachograaf waaraan u werkzaamheden laat verrichten. Uw tachograaftechnicus
moet hier ook over kunnen beschikken. Daarnaast moet gebruik worden gemaakt van het
actuele (digitale) Handboek Tachograaf.
3.1.3. Erkenningsschild/sticker(s)
Bent u een erkenninghouder met een mobiele onderzoek-eenheid met inrichtingen, dan
hoeft u geen erkenningsschild of raamstickers te voeren. Bij beëindiging van uw bedrijf
moet u het aan u toegekende Kenmerkteken direct inleveren bij de RDW
3.1.4. Financiële verplichting
(Zie Algemeen Deel)
Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
3.1.5. Instrueren van uw personeel
(zie Algemeen Deel)
Bevoegd personeel
Voor de erkenninghouder van tachografen geldt dat de tachograaftechnicus per erkende
werkplaats of mobiele onderzoekseenheid over maximaal één geldige werkplaatskaart
mag beschikken. Deze heeft hij nodig om de werkzaamheden aan tachografen te verrichten.
De werkplaatskaarten die zijn afgegeven op uw erkenning vallen onder uw verantwoordelijkheid
en mogen de werkplaats of mobiele onderzoekseenheid niet verlaten. De werkplaatskaarten
moeten ontoegankelijk voor onbevoegden opgeborgen zijn. Alle afgegeven werkplaatskaarten
moeten drie jaar worden bewaard.
Een examen en bevoegdheidsverlenging tachograaftechnicus kan gedaan worden bij het
IBKI. De tachograaftechnicus ontvangt na diplomering een bevoegdheidspas en pincode
van de RDW die 4 jaar geldig is. Voor verlenging van de bevoegdheid moet de tachograaftechnicus
opnieuw met goed gevolg een toets afleggen.
De bevoegdheidspas en pincode moeten worden gebruikt voor het afmelden van de tachografen
in het RDW-register. Deze verstrekte pas en pincodes zijn persoonsgebonden en mogen
niet door iemand anders worden gebruikt. Ook u als erkenninghouder moet er zorg voor
dragen dat het gebruik van de pincode persoonsgebonden is en blijft.
Overig personeel
Om de regelgeving goed te kunnen naleven en de erkenning in stand te houden, moet
het personeel in ieder geval over de volgende zaken zijn geïnformeerd:
-
– het gebruik van de werkplaatskaarten en pincodes is persoonsgebonden;
-
– alleen de tachograaftechnicus mag werkzaamheden aan de tachograaf verrichten;
-
– afmelden mag alleen door de tachograaftechnicus worden gedaan;
-
– het voertuig, de registerkaart, de bevoegdheidspas en de werkplaatskaart moeten aanwezig
zijn bij een steekproef;
-
– de tachograaftechnicus moet aan de steekproef feitelijk assistentie verlenen.
3.1.6. Bewaarplicht stukken
In de Regeling tachografen staat in hoofdstuk 4 aangegeven welke gegevens u goed geordend in een register moet
bewaren voor een periode van 3 jaar, dit geldt ook voor de ongeldige werkplaatskaarten
en de zogenoemde technische print out en print out gebeurtenissen.
Als u de gegevens geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd vastlegt, bewaart, raadpleegt
of verstrekt is de AVG van toepassing. Dit houdt onder meer in, dat u een verwerking
van persoonsgegevens moet aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan eenvoudig
door middel van een formulier dat u kunt downloaden van het internet.
De steekproefcontrolerapporten die u ontvangt moeten 30 maanden worden bewaard
3.1.7. Werkplaatsen en inrichtingen
Uw werkplaats moet voldoen een aantal eisen en voorwaarden.
Als erkenninghouder tachografen moet u beschikken over een werkplaats of, bij een
mobiele activeringseenheid en een inrichting, die voldoet aan de Arbo-eisen, goed
verwarmd, behoorlijk af te sluiten en goed verlicht is.
Nadere eisen en uitleg wat de RDW verstaat onder deugdelijkheid met betrekking tot
deze voorzieningen vindt u in de Toelichting RDW inrichting keuringsruimte, werkplaats
en apparatuur.
Voor erkenninghouders van mobiele onderzoekseenheden geldt dat in die inrichtingen
eveneens een hefinrichting of inspectieput aanwezig moet zijn.
3.1.8. Datacommunicatie met de RDW
Om uw erkenning goed te kunnen gebruiken, heeft u toegangscodes en certificaten ontvangen
van de RDW. Deze heeft u nodig voor de datacommunicatie met de RDW zodat u tachograafwerkzaamheden
kunt afmelden. De toegangscodes en certificaten mogen uitsluitend voor de aan u verstrekte erkenning en de daaraan gekoppelde werkplaats of mobiele
onderzoekseenheid worden gebruikt.
3.1.9. Apparatuur
In de Regeling tachografen staat beschreven over welke apparatuur en gereedschap u moet beschikken. Dit kan
door de fabrikant of importeur voorgeschreven apparatuur zijn of door de RDW daaraan
gelijkwaardig geachte apparatuur. Het gaat hierbij veelal om specifieke meetapparatuur
en gereedschap. Alle apparatuur en gereedschap moeten deugdelijk zijn en in goede
staat verkeren.
Nadere eisen en uitleg wat de RDW verstaat onder deugdelijkheid met betrekking tot
deze voorzieningen vindt u in de Toelichting RDW inrichting keuringsruimte, werkplaats
en apparatuur.