Stcrt. 2018, 57682, datum inwerkingtreding 17-10-2018, bevat een wijziging met terugwerkende
kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-04-2017.
Abusievelijk is op het zevende en achtste lid een wijziging geformuleerd die niet
kan worden doorgevoerd.
1 De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor de
overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.
De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit procesleidend. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar
na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.
2 De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is er voor verantwoordelijk
dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede,
geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
4 Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld
door middel van encryptietechniek, verstrekt de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering
en Personeel de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.
6 De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat de over te brengen archiefbescheiden
voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid
zijn geregeld.
9 Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering
en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de
overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent
de plaatsvervangend secretaris-generaal de verklaring van overbrenging. Als er geen
beperkende bepalingen zijn, ondertekent onder verantwoordelijkheid van de directeur
Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel het hoofd van de afdeling FDW de verklaring
van overbrenging. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren
de verklaring van overbrenging blijvend in hun archief.
10 De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat in het bestandsoverzicht
registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden
heeft laten overbrengen.
11 De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan beslissen dat het wenselijk
is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van
het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient
hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de Minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden
het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging
is namelijk een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
Stcrt. 2018, 66199, datum inwerkingtreding 27-11-2018, bevat een wijziging met terugwerkende
kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-04-2017.
In het zevende, achtste en negende de lid wordt ‘de directie Bedrijfsvoering’ telkens
vervangen door ‘de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel’.