3. Werkzaamheden van de accountant
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
3.2. Preventieve werkzaamheden
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De preventieve werkzaamheden hebben betrekking op de situatie waarin de externe accountant
reeds in een vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming
van het verzoek om registratie respectievelijk de projectaanvraag, is betrokken.
In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant de voorgenomen administratieve
organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast
te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen
om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring.
De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd
evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. SZW ontvangt een afschrift
van deze rapportage.
3.3. Interim controle
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk
bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd
is. Voorzover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen
zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen
zijn opgevolgd.
De accountant rapporteert zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de
AO/IC in de vorm van een zogenaamde management letter. SZW ontvangt een afschrift
van deze management letter, tegelijk met de jaarrapportage, zoals vermeld in artikel 15, lid 1.
SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor deze management letter, aangezien de
opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel dienen ten
minste de volgende onderwerpen in de management letter behandeld te worden:
• De deelnemersadministratie
-
– de urenadministratie,
-
– de financiële administratie,
-
– de interne controle maatregelen,
-
– publiciteit (artikel 16),
-
– follow up aanbevelingen/bevindingen (n.a.v. preventieve werkzaamheden en/of interim
controle).
• Aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC.
Indien de AO/IC bij latere controles van tussentijdse declaraties onderwerp van onderzoek
door de accountant is, worden de bevindingen naar aanleiding van deze controles eveneens
door middel van een afschrift van de schriftelijke rapportage ter kennis van SZW gebracht.
3.4. Eindcontrole
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
3.4.1. Algemeen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Hetgeen in deze paragraaf wordt opgenomen met betrekking tot de eindcontrole, is eveneens
van toepassing op de controle die door de accountant wordt verricht met betrekking
tot een jaarrapportage en een tussentijdse rapportage, indien daarbij door SZW op
grond van artikel 13 lid 4 een accountantsverklaring wordt verlangd.
Ter zake van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole
op de einddeclaratie inzake ESF-EQUAL 2004 vast te stellen dat minimaal aan de onderstaande
punten is voldaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele subsidieregeling
object van controle is.
3.4.2. Algemene voorwaarden
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
a. Er is een beschikking van SZW op grond waarvan de einddeclaratie kan worden ingediend.
-
b. De einddeclaratie is volledig en juist ingevuld.
-
c. De einddeclaratie is rekenkundig juist.
-
d. De einddeclaratie stemt overeen met de onderliggende administratie en overige bescheiden
van de subsidieaanvrager en/of uitvoerders.
-
e. Alle in de einddeclaratie verantwoorde uitgaven voldoen aan de in de Subsidieregeling
ESF-EQUAL 2004 vermelde criteria.
3.4.3. Administratieve voorschriften
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De accountant gaat na dat alle administratieve voorschriften zoals aangegeven in artikel 14, lid 1 tot en met 7, van de subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 zijn nageleefd. De belangrijkste voorwaarde is het voeren van een administratie,
die waarborgt dat de volgens de subsidieregeling te verstrekken gegevens op een ordelijke,
transparante en controleerbare wijze geregistreerd worden.
3.4.4. Subsidiabele kosten
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De accountant gaat na dat de in de einddeclaratie verantwoorde kosten juist en rechtmatig
zijn. Hieraan is voldaan indien de accountant constateert dat:
-
a. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de aanvraag
met bijbehorende begroting waarop de beschikking is ontvangen;
-
b. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, voor de uitvoering
van het project noodzakelijk zijn en ten laste van de aanvrager zijn gebleven (artikel 12, lid 1);
-
c. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten subsidiabel zijn overeenkomstig EG-verordening 1685/2000 artikel 12 lid 1);
-
d. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten geen kosten betreffen die niet subsidiabel
zijn, zoals aangegeven in artikel 12, lid 2;
-
e. de gemengde kosten (kosten voor zowel subsidiabele als niet-subsidiabele deelnemers)
op een controleerbare en aanvaardbare wijze zijn toegerekend (artikel 12, lid 3).
3.4.5. Deelnemers
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De kenmerken van de deelnemers dienen te voldoen aan de eisen die daaraan, ingevolge
de maatregelen en prioriteiten, worden gesteld.
3.4.6. Financiering en overige ontvangsten
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De financiering van de activiteiten dient aan de financiële administratie ontleend
te kunnen worden. Deze financiering bestaat uit:
-
a. ESF-subsidie, en voorzover van toepassing
-
b. publiek rechtelijke bijdrage(n).
-
c. privaatrechtelijke bijdragen, en/of
-
d. overige ontvangsten, voorzover verband houdend met de uitvoering van het project
Ook de onder d genoemde overige ontvangsten dienen afzonderlijk uit de administratie
te blijken. Deze ontvangsten dienen op het totaal van de in de subsidiegrondslag opgenomen
kosten in mindering te worden gebracht, waarna over het saldo de subsidie kan worden
berekend.
De accountant dient de financiering en overige ontvangsten op volledigheid te controleren.
3.4.7. Subsidieberekening
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De accountant gaat na dat de berekening van de ESF-EQUAL 2004 subsidie:
3.4.8. Afronding en rapportage
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen,
dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van deze
fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven. Dit is ook
het geval indien bedragen niet voldoende controleerbaar zijn. Deze bedragen dienen
eveneens uit de declaratie te worden verwijderd.
De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden
het van toepassing zijnde model Accountantsverklaring zoals dit in bijlage C en D
bij dit controleprotocol is opgenomen.
Naast de accountantsverklaring dient door de accountant in de volgende gevallen een
rapport van bevindingen ten behoeve van SZW te worden opgesteld:
-
– indien het oordeel van de accountant leidt tot een afkeurende accountantsverklaring;
-
– indien sprake is van een goedkeurende verklaring met bevindingen die geen afbreuk
doen aan de strekking van de verklaring. Deze conclusie dient op deugdelijke wijze
in het rapport van bevindingen te worden onderbouwd.
Dit rapport van bevindingen dient gelijktijdig met de accountantsverklaring afgegeven
en ingediend te worden bij SZW. SZW gebruikt dit rapport van bevindingen in het kader
van de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden alsmede de hierbij geconstateerde
bevindingen. SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor dit rapport van bevindingen,
aangezien de opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel
dienen ten minste de volgende onderwerpen in het rapport van bevindingen behandeld
te worden:
• Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC).
• In het rapport van bevindingen dient per onderwerp in te worden gegaan op de uitgangspunten/berekeningsgrondslagen
die de accountant bij de controle gebruikt heeft:
-
– deelnemersadministratie (o.a. wijze van registratie, bewijsstukken, uitstroomgegevens);
-
– urenadministratie (o.a. wijze van registratie, fiattering, functiescheiding);
-
– financiële administratie (o.a. wijze van registratie, berekening tarieven, offerteprocedure,
bepalen marktconformiteit).
• Controlebevindingen
• Belangrijke bevindingen en aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC, indien sprake
is van een accountantsverklaring bij een tussentijdse rapportage.
• Motivering van de afgegeven accountantsverklaring.
3.4.9. Ongedeelde verantwoordelijkheid
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden
van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring
bij de einddeclaratie, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld
en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol
ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deel
project(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden
verrichten met inachtneming van dit protocol.
Deze laatstgenoemde categorie accountants dient schriftelijk te bevestigen dat zij
van alle verplichtingen uit dit protocol op de hoogte zijn en dat zij deze zullen
naleven. Voor deze bevestiging dient gebruik te worden gemaakt van de opdrachtbevestiging
volgens bijlage A.
4. Reviews
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
SZW kan steekproefsgewijs reviews uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountantscontrole
met een deugdelijke grondslag en met inachtneming van dit controleprotocol is uitgevoerd.
Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles dan wel reviews uitgevoerd
door de Algemene Rekenkamer, de Europese Commissie en/of de Europese Rekenkamer.
De accountant belast met de controle van de einddeclaratie stemt er mee in dat de
controle-dossiers in het kader van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers
ter beschikking worden gesteld. Voorts zal deze accountant, schriftelijk dan wel mondeling,
alle gevraagde gegevens verstrekken waarom in het kader van voornoemde review wordt
verzocht.