8. Hoe werkt het fonds?
[Regeling vervallen per 01-01-2009]
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van uw aanvraag toetst het FONDS of uw aanvraag past
binnen de regeling en of zij volledig en op tijd is ingediend. Een aanvraag moet zoveel
informatie bevatten dat deze door een commissie beoordeeld kan worden. Het FONDS kan
u verzoeken om binnen een nader te stellen termijn uw aanvraag te verduidelijken.
U ontvangt schriftelijk bericht of uw aanvraag in behandeling wordt genomen. Desgevraagd
retourneert het FONDS acht exemplaren van een niet in behandeling genomen aanvraag.
Tijdens de behandeling van een aanvraag wordt over de voortgang daarvan geen informatie
verstrekt.
Het beschikbare budget is door het bestuur bepaald. Een in behandeling genomen aanvraag
wordt voorgelegd aan een adviescommissie. Adviseurs worden benoemd op basis van hun
deskundigheid op het terrein van de kunsten die tot de reikwijdte van het FONDS behoren.
Sommigen van hen zijn op bepaalde (sub)disciplines specifiek deskundig. Bestuursleden,
directie en medewerkers van het bureau kunnen geen adviseur zijn en maken dus geen
deel uit van een adviescommissie. Adviseurs kunnen incidenteel worden benoemd ten
behoeve van een enkel advies of worden benoemd voor een periode van twee jaren. Na
die periode kunnen ze aansluitend éénmaal worden herbenoemd. Alles wat adviseurs over
aanvragen en aanvragers ter kennis komt, is strikt vertrouwelijk. Een adviescommissie
bestaat uit een voorzitter en minimaal twee leden. De voorzitter van een adviescommissie
wordt door het bestuur in functie benoemd. Vergaderingen van de adviescommissies zijn
niet openbaar. Projectteams van het FONDS voeren het secretariaat van de adviescommissies.
De commissie beoordeelt een in behandeling genomen aanvraag aan de hand van de criteria.
Voorzover het gaat om aanvragen gericht op individuele ontwikkeling kan de aanvrager
worden uitgenodigd voor een gesprek. Bij dans, muziek en muziektheater kan ook een
auditie deel uitmaken van de procedure; dit geldt niet voor amateurkunst.
De commissie bekijkt een in behandeling genomen aanvraag ook altijd in de onderlinge
samenhang met andere in behandeling genomen aanvragen. Het aantal, de aard en de kwaliteit
van andere in behandeling genomen aanvragen speelt dus ook een rol. De commissie stelt
de adviezen vast bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken is het advies
negatief.
Een projectteam geeft nadere uitwerking aan de adviezen en vat deze samen in bureauvoorstellen.
De directeur kan, indien bijzondere omstandigheden dat vergen, voorstellen een advies
van een commissie of van een (van beide) colleges van advies niet te volgen. In het
geval het betreffende college dit afwijkende advies niet overneemt, besluit het bestuur
op basis van beide gemotiveerde adviezen. Dergelijke bijzonderheden worden beargumenteerd
in het bureauvoorstel, gemeld aan de adviescommissie en voorgelegd ter besluitvorming
aan de voorzitter van het bestuur.
Het FONDS kent twee colleges van advies, één voor amateurkunst en één voor podiumkunsten.
De colleges bestaan naast elkaar om de identiteit en positie van amateurkunst en podiumkunsten
te waarborgen. De werkwijze van de colleges van advies is gelijk; het enige verschil
is het werkterrein.
Het college van advies bestaat uit een externe voorzitter en een door het bestuur
te bepalen aantal externe leden en de voorzitters van de adviescommissies. Bestuursleden,
directie en medewerkers van het bureau kunnen geen deel uitmaken van een college van
advies. Het bureau voert het secretariaat van het college van advies. Vergaderingen
van het college van advies zijn niet openbaar. De colleges adviseren het bestuur en
de directie gevraagd en ongevraagd over het beleid op het terrein van de amateurkunst
en de podiumkunsten.
Uiterlijk dertien weken na indiening van een projectaanvraag, een presentatie buitenland
of een beurs amateurkunst, studie-, reis- of werkbeurs of oeuvrestipendium volgt het
besluit op uw aanvraag. Wanneer bijzondere omstandigheden dat vergen, bijvoorbeeld
vanwege de beperkte beschikbaarheid van adviseurs in de zomerperiode, kan de termijn
van dertien weken met ten hoogste dertien weken worden verlengd. Subsidie wordt slechts
verleend voorzover de middelen van het FONDS toereikend zijn. Onder meer vanwege de
beperkte hoeveelheid middelen kunnen niet alle aanvragen gehonoreerd worden en kan
niet elke te honoreren aanvraag voor het gevraagde bedrag gehonoreerd worden. Aan
het honoreren van een aanvraag kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking
tot de honorering van een volgende aanvraag en/of een met betreffend plan verband
houdende aanvraag.
Het besluit op uw aanvraag bestaat uit de subsidiebeschikking met daarbij de motivatie
en het advies van de commissie. Als uw aanvraag wordt gehonoreerd, vermeldt de beschikking
eveneens de maximaal verleende subsidie, voor welke activiteiten en voor welke periode
de subsidieverlening geldt. In het geval van een reservering bevat de beschikking
de voorwaarden waaronder de reservering kan worden omgezet in een subsidieverlening.
Wanneer een subsidie wordt verleend voor meer dan één jaar, vindt voorafgaand aan
de verstrekking van middelen voor een volgende fase, een tussentijdse evaluatie plaats
van de activiteiten die in eerdere fases gerealiseerd zijn.
Aan een subsidie zijn verplichtingen verbonden zoals vermeld in deze subsidieregeling
en zoals eventueel aanvullend opgenomen in de beschikking. In geval van een project
verzoeken wij u in uw publiciteitsmateriaal te vermelden dat dit project mede mogelijk
is gemaakt dankzij een bijdrage van het FONDS voor Amateurkunst en Podiumkunsten.
Een logo en standaardtekst zijn beschikbaar op onze website. Wij ontvangen ook graag
uw publiciteitsmateriaal. Tevens vragen wij u uitnodigingen en speellijsten te zenden
naar zowel de leden van de commissie als naar het bureau van het FONDS. Adresgegevens
van adviseurs vindt u op onze website (www.fapk.nl).